Az Áfatv. 179. § (1) bekezdése alapján minden személy, szervezet, aki (amely) az Áfatv.-ben szabályozott jogot gyakorol, illetőleg akire (amelyre) az Áfatv. kötelezettséget állapít meg, köteles az adómegállapítás hiánytalan és helyes volta ellenőrizhetőségének érdekében
- az általa vagy nevében kibocsátott okirat másodlati példányát,
- valamint a birtokában levő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okirat eredeti példányát,
- vagy - ha azt e törvény nem zárja ki - eredeti példány hiányában annak hiteles másolatát legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni.
A megőrzés egész időtartama alatt folyamatosan biztosítani kell
- az okirat és az abban foglalt adattartalom sértetlenségét,
- eredetiségének hitelességét és
- olvashatóságát.
Az elektronikus úton kibocsátott számla megőrzésére kötelezett adóalany kötelessége, hogy gondoskodjon az előírásoknak megfelelő megőrzésről, az ezek megsértéséből eredő következmények őt terhelik. Ez azonban nem azt jelenti, hogy a megőrzést az adóalanynak minden esetben saját magának kell ellátnia, hanem e feladattal mást is megbízhat, ezt szolgáltatásként mástól is igénybe veheti.
A Szt. 169. § (5) bekezdése szerint az elektronikus formában kiállított bizonylatot - az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak figyelembevételével - elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
A Szt. 169. § (2) bekezdése a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatok megőrzési idejét legalább 8 évben határozza meg, amely megőrzési idő az elektronikus formában kiállított számlákra is érvényes.
A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet meghatározza azokat az alapvető követelményeket, amelyeket teljesíteni kell az elektronikus úton kibocsátott számlák megőrzése során annak érdekében, hogy a számlák hitelessége, épsége és használhatósága megmaradjon a megőrzés teljes időtartama alatt. Eszerint a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.
A megőrzés során annak figyelembevételével kell eljárni, hogy az elektronikus úton kibocsátott számla
a) elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat formájában (PKI), vagy
b) EDI rendszer alkalmazásával készült-e.
Amennyiben elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus számlát kell megőrizni, három lehetőség áll a megőrzésre kötelezett előtt:
1. Az Eat. szerinti archiválási szolgáltatót bíz meg a megőrzés ellátásával. Az archiválási szolgáltatók működését az Eat. és annak végrehajtási rendeletei részletesen szabályozzák, a Nemzeti Hírközlési Hatóság rendszeresen ellenőrzi a működésük megfelelőségét.
2. Saját maga őrzi a számlákat.
3. A megőrzés ellátásával mást – nem az Eat. szerinti archiválási szolgáltatót – bíz meg. Ez esetben a megőrzésre kötelezett és a szolgáltató szerződésben rendezik, hogy a szolgáltató milyen szolgáltatásokat nyújt és milyen felelősséget vállal a megőrzés megfelelőségéért.
A 2. és 3. esetben a megőrzést végző feladata, hogy ellenőrizze a számlán lévő elektronikus aláírás és időbélyegző érvényességét. Ezen túlmenően, ha a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint az elektronikus aláírás elhelyezésétől számított 11 év, a megőrzésre kötelezett
aa) gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú távú érvényesítéséhez szükséges információk (az érvényességi lánc) beszerzéséről és megőrzéséről;
ab) az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt helyeztet el az érvényességi láncon;
ac) az ab) pontban meghatározott időbélyegzést megismétli akkor, ha az ab) pont szerint korábban elhelyezett időbélyegző kriptográfiai algoritmusa az Eat. szabályai szerint már nem biztonságos.
A 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet melléklete szerinti ajánlott tartalommal, előzetesen, írásban kötött szerződés alapján EDI rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus úton kibocsátott számla esetében a kötelezett a megőrzési kötelezettségnek olyan EDI rendszer igénybevételével is eleget tehet, amely kielégíti az általános megőrzési követelményeket, valamint biztosítja az elektronikus úton kibocsátott számla megőrzését mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán.
EDI rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus úton kibocsátott számla esetében az utólagos módosítás lehetőségének kizárása biztosítható a számlán az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével is. Ha több, EDI rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus úton kibocsátott számlán helyeznek el egyetlen, az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt, akkor ezeket a számlákat a továbbiakban együtt kell kezelni.
