Pénztárgép használatával kapcsolatos szabályok

Kassza
A pénztárgéphez egyértelműen hozzárendelt pénztároló eszközt (tipikusan fiók vagy pénztárca) kell tartani. Az ebben lévő pénzkészletnek összeg és összetétel szerint meg kell egyeznie a pénztárgépen bizonylatolt értékesítések és egyéb pénzmozgások egyenlegével, kivéve, ha az eltérést az üzemeltető működési sajátosságai okozzák és az eltérés mértéke e működési sajátossághoz igazodik. Pénznek kell tekinteni a készpénzt, a forgatható utalványt és a papír alapú készpénz-helyettesítő fizetési eszközt. Amennyiben a pénztárgépből nem értékesítéshez, illetve sztornó vagy visszáruhoz kapcsolódóan vesznek ki pénzt, akkor azt ún. pénzmozgás bizonylattal kell dokumentálni. Amennyiben az állami adó- és vámhatóság egy esetleges ellenőrzés során azt tapasztalja, hogy a vizsgált pénztárgéphez hozzárendelt pénztároló eszközben eltérés (többlet/hiány) mutatkozik a pénztárgép által kibocsátott bizonylatokon (ideértve a pénzmozgás bizonylatot is) szereplő összeghez képest, úgy a konkrét eset összes körülményének értékelését követően- bizonylatkibocsátási kötelezettség elmulasztása miatt- mulasztási bírság kiszabásáról is dönthet, tekintettel arra, hogy ezen adózói eljárás nem felel meg a jogszabályi rendelkezéseknek.  [Ptg. rendelet 49/A § (1)-(2) és (4) bekezdés. 4. számú mellékletének 6.5 pontja]
 
AP szám
Az AP szám az adóügyi ellenőrző egység és egyben a pénztárgép egyedi azonosító száma.
A pénztárgépen vagy a pénztárgéphez egyértelműen köthetően, a vásárló számára jól láthatóan, legalább 3 cm-es betűmagassággal, jól olvashatóan fel kell tüntetni apénztárgép AP számát.
 
A pénztárgépnapló
A pénztárgépnaplót mindig az üzemeltetési helyen kell tartani, szigorú számadás alá kell vonni. Az üzemeltető köteles a pénztárgép meghibásodásának, megsemmisülésének, elvesztésének, eltulajdonításának tényét haladéktalanul bejegyezni a pénztárgépnaplóba. Az üzemeltető köteles továbbá az üzemeltetési hely megváltoztatása esetén az üzemeltetési hely megváltozásának időpontját és az új üzemeltetési hely címét bejegyezni a pénztárgépnaplóba. Meghatározott esetekben bejegyzést tehet továbbá a pénztárgépnaplóba a műszerész, valamint a forgalmazó.     
 
Az online adatkapcsolatot biztosító szolgáltató
Az online pénztárgép üzemeltetéséhez nem internetkapcsolatra, hanem speciális mobil adatkapcsolatra van szükség. Az adatkapcsolatot biztosító hírközlési szolgáltatóval az üzemeltetőnek szerződést kell kötni. azt, hogy melyik szolgáltató jöhet szóba, a megvásárolt pénztárgépbe épített SIM- chip határozza meg. Az adatkapcsolatot biztosító szolgáltatás hatósági áras, havidíja számítógép alapú pénztárgépek esetén 2500 Ft+áfa, nem számítógép alapú pénztárgépek esetén pedig havi 1500 Ft+áfa. a szolgáltatási díj nem fizetése a szolgáltatás szüneteltetését vonhatja maga után. Ilyen esetben a szolgáltatót adatszolgáltatási kötelezettség terheli az adóhatóság felé, az adóhatóság pedig blokkolja a pénztárgépet. Ennek következménye akár az is lehet, hogy az adózónak be kell zárnia az üzletet, ha az előírásoknak megfelelő más módón nem tudja tejesíteni bizonylatadási kötelezettségét.
 
Adóügyi bizonylat
A Ptg. rendelet-2016. április 2-től hatályos- 67.§ 2. pontja értelmében – a nyugta és más meghatározott bizonylatok mellett – már a napnyitás és a pénzmozgás bizonylat is adóügyi bizonylatnak minősül. Ebből következően ezen bizonylatok megőrzésére is az adóügyi bizonylatok megőrzésére vonatkozó rendelkezések irányadóak, vagyis azokat az üzemeltetőnek az adómegállapításhoz való jog elévülési idejéig kell megőrizni.
 
Bizonylatolás a pénztárgép meghibásodása esetén
A pénztárgéphasználatra kötelezett adóalany a pénztárgéppel történő nyugtaadási kötelezettsége alól a Ptg. rendelet 1.§ (2) bekezdésében felsorolt események bekövetkezése esetén mentesülhet. Az itt felsorolt események a következők: áramszünet, a pénztárgép meghibásodása, bevonása, eltulajdonítása, megsemmisülése, elvesztése. A mentesülés további feltétele, hogy nincs olyan más pénzátvételi hely, ahol a fizetések lebonyolítása aránytalan nehézség nélkül megoldható lenne.
Meghibásodás esetén az adóalany a pénztárgép megjavításáig vagy cseregép biztosításáig, vagy tartalék pénztárgép üzembe helyezéséig, de legfeljebb a meghibásodástól számított 15. napig mentesül a gépi nyugtaadási kötelezettség alól.
Az üzemeltető köteles a pénztárgép meghibásodását haladéktalanul bejegyezni a pénztárgépnaplóba. A pénztárgép javítási célú átvételéről, továbbá a javítás befejezését követően visszaadásról a szerviz adatot szolgáltat az állami adóhatóság részére (a PTGTAX nyomtatványon).
A nyugtakibocsátási kötelezettség pénztárgéppel történő teljesítése feltételeinek helyreálltakor a pénztárgépben első tételként a Ptg. rendelet 1.§ (2) bekezdésben felsorolt valamely esemény bekövetkeztétől a nyugta kibocsátási kötelezettség pénztárgéppel történő teljesítése feltételeinek helyreálltáig bizonylatolt bevételt kell rögzíteni. Az utólagos rögzítéshez külön adóügyi napot kell nyitni. Az utólagos rögzítéssel érintett időszak egy-egy adóügyi napjának bevételét egy nyugtán, forgalmi gyűjtőnként egy tételben kell rögzíteni. Amennyiben az összegek nagysága vagy egyéb körülmény indokolja, az utólagos rögzítéssel érintett időszak egy-egy adóügyi napjának bevételét több nyugtán is lehet rögzíteni. Az utólagos rögzítés elvégzését követően az adóügyi napot le kell zárni és az így keletkezező forgalmi jelentést az utólagos rögzítéssel érintett időszak alatt kiállított adóügyi bizonylatokkal együtt meg kell őrizni. Nem kell azonban az utólagos rögzítés esetén figyelembe venni az olyan tételeket, amelyekről a meghibásodás időszaka alatt az adózó – átszemélyesített és online működtetett – cseregéppel, vagy tartalék pénztárgéppel adott nyugtát.